Pro rozumné fungování Marissa doporučuje šest tipů, kterých je dobré se držet (aspoň v Google docela fungují).

1. Stanovit pevný program

Efektivní využití stanovené doby pro plánovanou poradu vyžaduje určení a dodržení programu. Slouží také jako nástroj, který přinutí jednotlivce, aby přemýšleli o probíraných tématech na poradě. Všem zúčastněným pomáhá zaměřit se na stanovený cíl.

2. Určit zapisovatele poznámek

V zasedačkách Google je vždy několik obrazovek. Jedna stěna obsahuje promítanou prezentaci, vedle ní jsou promítány poznámky o poradě (a na třetím běží odpočet). Management v Google věří v okamžitém vytváření poznámek, aby případné nejasnosti či nepřesnosti byly hned opraveny.

Druhou výhodou poznámek je i stručný přehled pro ty, kteří se porady nemohli zúčastnit osobně. Pokud si lidé potřebují vybavit, o čem porada byla či jakým směrem se ubírá celý tým, stačí nahlédnout do poznámek.

3. Zbavit se micro-porad

Mayerová rozděluje větší časové celky na menší kousky věnované jednomu tématu. Například při pravidelné dvouhodinové poradě s Larrym, Sergeiem a Ericem Schmidtem rozděluje celou dobu na úseky délky 5 až 10 minut (podle tématu) a věnuje se postupně jednotlivým oblastem. Týdenní zpráva, jak si vede nějaký projekt, spouštění nových produktů a podobně.

Tato metoda nabízí dostatek flexibility pro změnu programu ještě před samotnou poradou, pokud se objeví neodkladné záležitosti. A také to má za následek větší disciplínu při jednání. Stejně tak jedná i s členy svého týmu. Ačkoliv její kalendář umožňuje plánovat po 30ti minutových intervalech, tak kolegům poskytuje 5 až 10 minut svého času. V jednom bloku tak stihne vyřídit mnohem víc věcí.

Mayerová s informatickým vzděláním žertem označuje tyto micro-porady jako "redukce latencí v pipeline". To znamená, že pokud zaměstnanec přijde v úterý, může využít micro-poradu během některého většího alokovaného bloku, místo toho aby na ni čekal další půlhodinu, která může být k dispozici až za 2 týdny.

4. Dodržovat úřední hodiny

Mayerová uvedla tento nápad již v době svého vyučování informatiky na Stanfordu. Každý den od 16:00 po 90 minut dodržuje Mayerová úřední hodiny.

Zaměstnanci přidávají jména na nástěnku před kanceláří. Mayerová je vyřizuje postupně podle toho jak přišli. Občas potřebuje projektový manažer souhlas s marketingovou kampaní, někdy zase zaměstnanci chtějí několik minut oponovat návrh.

Mayerová tvrdí: "Mnoho našich technologicky nejzajímavějších produktů se objevilo během úředních hodin. Google News, Orkut, Google Reviews a Google Desktop. Všechny se nejdřív objevili v úředních hodinách." Během úředních hodin Mayerová zvládne až 15 setkání. Průměrně to vychází 7 minut na osobu.

5. Zanechat politikaření a opírat se o fakta

Jednou z Marissiných "Devíti pohledů na inovace" je "Nepolitikařit, používat fakta."

Tato myšlenka se vztahuje na organizace, kde lidé cítí, že šéf dává zelenou takovým projektům, které se mu líbí nejvíc - dává důraz na jednotlivce místo na vlastní myšlenku.

Tento přístup může velmi podkopat morálku zaměstnanců. Marissa sází více na vědecký přístup. Google si vybral navrhování na základě jasně definovaných metrik a chování projektů vzhledem k těmto metrikám. Výběr je rozhodnut na základě čísel a důkazů namísto osobních vztahů.

6. Dodržovat hodiny

Pro větší důraz na směr porad správným směrem Google často používá obrovské odpočítávání na zdi zasedaček. Odpočítávání minut, které zbývají do konce některého tématu porady.

Nezasvěceným si může pohled na některou z porad zdát velmi chaotický a nepřehledný. Každá zeď obsahuje několik obrazovek a ukazuje různé informace. Odpočítávání navíc dodává trochu časového tlaku na celý průběh porady.

Tyto techniky se úspěšně používají v Google. Pokud byste je chtěli rovnou převzít, nemusí fungovat. Ale těchto šest základních bodů může pomoci najít správný směr, jak změnit zbytečné porady na něco užitečného.

BusinessWeek Online - How to Run a Meeting Like Google